Quickstart Workshop · d.velop

Verfahrensdokumentation für d.velop – mit dem Quickstart strukturiert zum Ergebnis

Sie setzen d.velop documents Cloud oder d.velop documents for Microsoft 365 in Verbindung mit d.velop invoices ein und brauchen dafür eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation? Der Quickstart kombiniert strukturierte Vorbereitung, technische Systemanalyse und gezielte Beratung – damit Sie schnell zu einem belastbaren Ergebnis kommen, ohne wochenlange Workshops.

Quickstart unverbindlich besprechen

Unverbindliches Erstgespräch · kein Abo, keine Plattformbindung

Die GoBD verlangen mehr, als d.velop allein liefert

d.velop documents Cloud und d.velop documents for Microsoft 365 bilden in Verbindung mit d.velop invoices Rechnungseingang, Freigabe und Archivierung technisch zuverlässig ab. Die GoBD verlangen zusätzlich etwas, das kein DMS automatisch liefert: eine schriftliche Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Ihr Unternehmen dieses System konkret nutzt – mit welchen Zuständigkeiten, welchen Kontrollen und welchen organisatorischen Regelungen.

Diese Dokumentation komplett neu und ohne Vorlage zu erstellen, kostet in der Praxis viel Zeit – oft mehr, als Finanzbuchhaltung und IT neben dem Tagesgeschäft aufbringen können. Genau hier setzt der Quickstart an.

Der Quickstart: so viel standardisiert wie möglich, so viel Beratung wie nötig

Der Quickstart Workshop zur Verfahrensdokumentation für d.velop ist weder eine reine Vorlage zum Selberausfüllen noch ein umfangreiches, langwieriges Beratungsprojekt. Er kombiniert einen strukturierten Fragenkatalog, die Auswertung vorhandener Systeminformationen aus Ihrer d.velop-Umgebung und gezielte persönliche Beratung genau dort, wo fachliche oder technische Einschätzung gefragt ist. Dadurch bleibt der Beratungsaufwand überschaubar – ohne dass wichtige Themen übersprungen werden.

Standardisierte Vorbereitung

Strukturierter Fragenkatalog statt offener Workshop-Runden.

Technische Analyse

Systeminformationen aus Ihrer d.velop-Umgebung werden ausgewertet statt manuell beschrieben.

Fachliche Beratung

Persönliche Termine dort, wo eine fachliche oder technische Einschätzung notwendig ist.

Professionelle Vorlagen

Bearbeitbare, an Ihre Anwendung angepasste Dokumente in gängigen Office-Formaten statt einer starren Plattform.

Für welche d.velop-Umgebungen geeignet?

Der Quickstart ist auf folgende d.velop-Lösungen ausgerichtet:

  • d.velop documents Cloud in Verbindung mit d.velop invoices – Rechnungsverarbeitung und Archivierung direkt in der d.velop Cloud
  • d.velop documents for Microsoft 365 in Verbindung mit d.velop invoices – Einsatz innerhalb von Microsoft 365 / SharePoint Online

Ob Cloud-Betrieb oder Einbindung in Microsoft 365 / SharePoint Online: Der Ablauf berücksichtigt beide technischen Perspektiven.

So läuft der Quickstart ab

Fünf Phasen, die fachliche und technische Perspektive sinnvoll trennen.

1. Fragenkatalog 2. Systemanalyse 3. Workflowdiagramm 4. Online-Termine 5. Abschlussprüfung

Phase 1 · Strukturierter Fragenkatalog

Sie erhalten einen strukturierten Fragenkatalog zu Rechnungseingang, Prüfung, Freigabe, Verarbeitung, Archivierung, Zuständigkeiten sowie allen relevanten Komponenten Ihrer d.velop-Umgebung – von der Cloud-Konfiguration über eingesetzte Systeme und Schnittstellen bis zu den verschiedenen Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen. Sie beantworten die Fragen zunächst selbst – comdatis prüft die Angaben anschließend fachlich und identifiziert Punkte, die noch geklärt werden müssen. Die Antworten werden also nicht ungeprüft übernommen.

Phase 2 · Technische Systemanalyse

Ein zentraler Vorteil des Quickstarts: Bestimmte technische und workflowbezogene Informationen müssen Sie nicht selbst beschreiben. Wir fordern geeignete Systeminformationen bzw. Exporte aus Ihrer d.velop-Lösung an und werten die relevanten technischen Zusammenhänge aus – Sie müssen komplexe Workflowstrukturen nicht vollständig selbst dokumentieren.

Phase 3 · Workflowdiagramm

Auf Basis der bereitgestellten Systeminformationen erstellen wir ein Workflowdiagramm Ihrer Rechnungsverarbeitung – in einem bearbeitbaren Format. Sie können es später selbst ergänzen, korrigieren oder an Prozessänderungen anpassen. Das Diagramm wird Bestandteil Ihrer Verfahrensdokumentation.

Phase 4 · Fachlicher und technischer Online-Termin

Was sich nicht über Fragenkatalog oder Systemexport klären lässt, besprechen wir persönlich – je nach Bedarf getrennt in einen fachlichen Termin (Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen, kaufmännisch Verantwortliche) und einen technischen Termin (IT, DMS-/d.velop-Administration). So müssen nicht alle Beteiligten an jedem Gespräch teilnehmen.

Phase 5 · Abschlussprüfung (optional)

Nach der Fertigstellung Ihrer Verfahrensdokumentation besteht die Möglichkeit einer Prüfung durch comdatis, um sicherzustellen, dass die Dokumentation an den Anforderungen der GoBD ausgerichtet ist.

Was Sie erhalten – und was Sie anschließend noch selbst erledigen

Der Quickstart unterstützt Sie dabei, eine auf Ihre d.velop-Umgebung abgestimmte Verfahrensdokumentation aufzubauen. Sie erhalten sämtliche von comdatis erstellten Inhalte in gängigen, weiterbearbeitbaren Office-Formaten – zum Beispiel eine vorausgefüllte Vorlage der Verfahrensdokumentation, ausgearbeitete Dokumentationsabschnitte, das Workflowdiagramm, Arbeitsanweisungen, Checklisten und ergänzende Vorlagen. Keine proprietäre Dokumentationsplattform, kein Lock-in – Sie können die Dokumentation danach selbst weiterpflegen.

Wichtig zur Leistungsabgrenzung

Die vollständige Fertigstellung und abschließende Freigabe der Verfahrensdokumentation erfolgt durch Sie als Kunde. comdatis liefert Struktur, fachliche Prüfung, technische Analyse, Vorlagen, Prozessdarstellungen und konkrete Hilfestellungen – so bleibt der verbleibende Aufwand für Sie möglichst gering, ohne dass eine unbegleitete Rundum-Fertigstellung suggeriert wird.

Warum der Quickstart weniger Aufwand bedeutet

Weniger Aufwand für Sie

Standardinformationen laufen über den Fragenkatalog, technische Informationen werden so weit möglich aus vorhandenen Systeminformationen abgeleitet.

Beratung dort, wo sie nötig ist

Persönliche Beratungszeit fließt in die Themen, die eine fachliche oder technische Bewertung erfordern.

d.velop-Fokus

Der Quickstart richtet sich gezielt an Unternehmen mit d.velop-Lösungen – keine generische Vorlage für ein beliebiges DMS.

Fachlichkeit und IT zusammengeführt

Rechnungsverarbeitung, Workflow, Berechtigungen, Archivierung und technische Systeme werden gemeinsam betrachtet.

Bearbeitbare Ergebnisse

Alle Unterlagen in Office-Formaten, die Sie später selbst weiterbearbeiten können.

Persönliche Unterstützung

Bei komplexen oder individuellen Punkten klären Sie direkt mit einem erfahrenen Berater.

Einmal beauftragen. Dokumentation übernehmen. Selbst weiterarbeiten.

Der Quickstart ist kein Software- oder Dienstleistungsabo und keine dauerhaft notwendige Plattform. Es handelt sich um eine einmalig beauftragte Dienstleistung, die Sie einmalig bezahlen. Spätere Beratungs- oder Aktualisierungsleistungen sind bei Bedarf möglich – aber keine Voraussetzung dafür, dass Sie die erstellten Unterlagen nutzen und weiterpflegen können.

Für wen der Quickstart geeignet ist

  • Unternehmen mit d.velop documents Cloud oder d.velop documents for Microsoft 365 mit d.velop invoices im Einsatz
  • Finanzbuchhaltung und IT, die eine interne Erstellung der Verfahrensdokumentation wünschen und trotzdem eine professionelle Verfahrensdokumentation haben möchten
  • Unternehmen mit begrenzten internen Kapazitäten für eine vollständige Eigenerstellung
  • Unternehmen, die eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation für die Betriebsprüfung aufbauen möchten

Für wen er möglicherweise nicht passt

  • Unternehmen, die eine vollständig fertige Dokumentation mit minimaler Eigenleistung erwarten
  • Unternehmen ohne d.velop-Umgebung – auch dafür haben wir passende Lösungen, etwa unseren allgemeinen Quickstart Workshop oder die vollständige Erstellung durch comdatis
  • Sehr komplexe, mehrstufige Systemlandschaften mit Bedarf an umfangreicher Einzelfallberatung
  • Unternehmen, die aktuell noch keine feste d.velop-Konfiguration betreiben und zunächst die Systemeinführung abschließen möchten

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerlich relevante Daten und Dokumente in Ihrem Unternehmen entstehen, verarbeitet, geprüft, freigegeben und archiviert werden – organisatorisch und technisch.

Ist eine Verfahrensdokumentation für d.velop notwendig?

Der Einsatz von d.velop allein ersetzt die Verfahrensdokumentation nicht. Die GoBD verlangen eine an Ihre tatsächliche Nutzung angepasste Dokumentation – unabhängig davon, welches DMS Sie einsetzen.

Für welche d.velop-Produkte ist der Quickstart geeignet?

Für d.velop documents Cloud und d.velop documents for Microsoft 365 in Verbindung mit d.velop invoices innerhalb dieser Umgebungen.

Welche Informationen müssen wir bereitstellen?

Zunächst beantworten Sie den strukturierten Fragenkatalog zu Ihren Prozessen und Zuständigkeiten. Zusätzlich benötigen wir geeignete Systeminformationen bzw. Exporte aus Ihrer d.velop-Umgebung für die technische Analyse.

Werden unsere Angaben aus dem Fragenkatalog ungeprüft übernommen?

Nein. comdatis prüft Ihre Angaben fachlich und klärt offene oder unklare Punkte gezielt in den persönlichen Terminen.

Erhalten wir ein Workflowdiagramm?

Ja. Auf Basis Ihrer Systeminformationen erstellen wir ein Workflowdiagramm Ihrer Rechnungsverarbeitung in einem bearbeitbaren Format – Sie können es später selbst anpassen.

Wer sollte an den Online-Terminen teilnehmen?

Je nach Thema getrennt: ein fachlicher Termin mit Finanzbuchhaltung/Rechnungswesen und ein technischer Termin mit IT bzw. d.velop-Administration. Nicht alle Beteiligten müssen an beiden Terminen teilnehmen.

In welchem Format erhalten wir die Unterlagen?

In gängigen, weiterbearbeitbaren Office-Formaten – keine proprietäre Plattform, kein Lock-in.

Ist ein Abonnement notwendig?

Nein. Der Quickstart ist eine einmalig beauftragte Leistung, kein Software- oder Dienstleistungsabo.

Erstellt comdatis die Verfahrensdokumentation vollständig für uns?

comdatis liefert Struktur, fachliche Prüfung, technische Analyse, Vorlagen und Workflowdiagramm. Die vollständige Fertigstellung und abschließende Freigabe erfolgt durch Sie als Kunde.

comdatis digital consulting

comdatis digital consulting erstellt und begleitet GoBD-konforme Verfahrensdokumentationen für Unternehmen, Steuerberater und Systemhäuser – mit fachlicher Erfahrung im Zusammenspiel aus Rechnungsverarbeitung, DMS/ECM-Systemen und den Anforderungen der GoBD.

Verfahrensdokumentation für Ihre d.velop-Umgebung besprechen

Im unverbindlichen Erstgespräch klären wir, wie der Quickstart zu Ihrer d.velop-Umgebung passt und was für Ihr Unternehmen als Nächstes sinnvoll ist.

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