Verfahrensdokumentation erstellen lassen – GoBD-konform und mit Konzept
Sie benötigen eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation – termingerecht, revisionssicher und betriebsprüfungstauglich? Wir begleiten Sie vom ersten Gespräch bis zur fertigen Dokumentation. Unser strukturierter Prozess sorgt dafür, dass Sie von Anfang an wissen, wann Ihr Projekt abgeschlossen ist – und was Sie erwartet.
Wir erstellen Verfahrensdokumentationen für alle führenden DMS- und ECM-Systeme: d.velop, ELO, Amagno, SharePoint Online, Shareflex Invoice, Windream, DocuWare und weitere. Auch allgemeine GoBD-Verfahrensdokumentationen ohne DMS-Bezug – etwa für die Eingangsrechnungsverarbeitung oder digitale Buchführungsprozesse – gehören zu unserem Leistungsumfang.
Unser Erstellungsprozess 6 Schritten
Kick-Off
Am Anfang steht eine strukturierte Bestandsaufnahme. In einem Kick-Off-Gespräch – wahlweise vor Ort oder online – erfassen wir alle relevanten Informationen: eingesetzte Systeme, Prozesse, Verantwortlichkeiten, IT-Infrastruktur und organisatorische Rahmenbedingungen.Direkt im Kick-Off legen wir verbindliche Termine für alle weiteren Schritte fest.
Sie wissen von Beginn an, wann Sie den Grobentwurf erhalten und wann das finale Dokument fertig ist.
Erstellung des Grobentwurfs
Auf Basis der gewonnenen Informationen erstellen wir einen vollständigen Grobentwurf. Ihrer Verfahrensdokumentation. Dieser enthält bereits alle wesentlichen Inhalte gemäß GoBD-Anforderungen: Prozessbeschreibungen, Systemdokumentation, Berechtigungskonzept, Datensicherungskonzept und interne Kontrollen (IKS).Gleichzeitig erstellen wir notwendige Anlagen – zum Beispiel Arbeitsanweisungen, Prozessdiagramme (BPMN) oder Systemübersichten.
Bereitstellung des Grobentwurfs
Zum vereinbarten Termin stellen wir Ihnen den Grobentwurf und alle Anlagen zur Verfügung. Sie erhalten ausreichend Zeit, das Dokument zu prüfen und Ihre Rückmeldungen vorzubereiten.
Besprechung des Grobentwurfs
In einem gemeinsamen Online-Meeting (ca. 2 Stunden) gehen wir die Dokumentation gemeinsam durch. Sie stellen Fragen, ergänzen Informationen und geben Ihr Feedback. Dieser Schritt sichert die inhaltliche Korrektheit und stellt sicher, dass die Dokumentation Ihre tatsächlichen Prozesse präzise abbildet – eine zwingende Anforderung der GoBD (Rz. 151 ff.).
Finalisierung des Dokuments
Auf Basis Ihrer Rückmeldungen finalisieren wir das Dokument. Anschließend durchläuft die Verfahrensdokumentation unsere interne Qualitätssicherung – ein mehrstufiger Prüfprozess, der die GoBD Konformität, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit für sachverständige Dritte sicherstellt.
Bereitstellung des finalen Dokuments
Zum vereinbarten Zeitpunkt erhalten Sie die fertige Verfahrensdokumentation. Auf Wunsch führen wir ein gemeinsames Abschlussmeeting durch, in dem wir die Dokumentation übergeben und offene Fragen klären. Sie erhalten ein Dokument, das unmittelbar betriebsprüfungstauglich ist.
Was ist in der Verfahrensdokumentation enthalten?
Jede von comdatis erstellte Verfahrensdokumentation enthält alle Inhalte, die die GoBD sowie diverse GoBD-Checklisten für DMS-Systeme/ECM-Systeme fordern:
- Organisationsbeschreibung und Verantwortlichkeiten
- Beschreibung aller steuerrelevanten Prozesse (z. B. Eingangsrechnungsverarbeitung,
Ausgangsrechnungsarchivierung, E-Mail-Archivierung) - Systemdokumentation: eingesetzte DMS-, ERP- und Buchhaltungssysteme,
- Schnittstellen und vor-/nachgelagerte Systeme
- IT-Infrastruktur und Datensicherungskonzept
- Berechtigungskonzept und Zugriffsschutz
- Internes Kontrollsystem (IKS) und Kontrollbeschreibungen
- Maßnahmen zur Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit
- Verfahren bei Systemwechsel, Migration und Auslagerung
- Prozessdiagramme (BPMN) als Anlagen
- Arbeitsanweisungen für operative Prozesse
- Änderungshistorie gemäß GoBD-Anforderung
Häufige Fragen zum Erstellungsprozess
Der Erstellungsprozess dauert in der Regel 3 bis 6 Wochen – abhängig von der Komplexität Ihrer Systeme und der Verfügbarkeit der notwendigen Informationen. Nach dem Kick-Off erhalten Sie einen verbindlichen Projektplan mit allen Terminen.
Nein. Wir führen Sie mit gezielten Fragen durch die Bestandsaufnahme. Hilfreich – aber nicht zwingend – sind vorhandene Systemdokumentationen, Organigramme oder bestehende Prozessbeschreibungen.
Ja. Neben DMS-spezifischen Dokumentationen erstellen wir auch allgemeine GoBD-Verfahrensdokumentationen – etwa für digitale Buchhaltungsprozesse, Eingangsrechnungsverarbeitung oder den Einsatz von ERP-Systemen.
Ja. Im Rahmen unseres Audit-Services prüfen wir vorhandene Verfahrensdokumentationen auf GoBD-Konformität und liefern einen strukturierten Auditbericht mit konkreten Handlungsempfehlungen.
Ja. Mit unserer Software DokuNow lässt sich die Verfahrensdokumentation strukturiert, fragebasiert und mit automatischer Textgenerierung erstellen – ideal für Systemhäuser, Steuerberater und DMS Hersteller mit mehreren Mandanten.
Noch Fragen?
Sie möchten mehr über unseren Erstellungsprozess für Verfahrensdokumentationen erfahren oder direkt besprechen, wie wir Ihre Anforderungen passgenau umsetzen können? Dann vereinbaren Sie jetzt ganz unkompliziert einen kostenfreien Online-Termin mit uns.
Wir unterstützen Sie bei der GoBD-konformen Erstellung von Verfahrensdokumentationen für führende DMS- und ECM-Systeme wie d.velop documents (Cloud & On Prem), Amagno (Cloud & On Prem), Shareflex Invoice, ELO sowie zahlreiche weitere Lösungen. Auch die revisionssichere Archivierung in der Cloud, insbesondere auf Microsoft SharePoint Online, setzen wir für Ihr Unternehmen effizient und rechtssicher um.
Profitieren Sie von unserer Erfahrung: Eine individuell abgestimmte Verfahrensdokumentation macht Ihr Unternehmen prüfungs- und zukunftssicher, schafft Transparenz und sorgt für eine nachvollziehbare Dokumentation Ihrer Prozesse.
