Eine Verfahrensdokumentation beschreibt die Schritte und Prozesse, die zu einem bestimmten Prozess durchgeführt werden. Sie dient in der Regel als Anleitung oder Referenz für die Durchführung dieser Aufgabe und kann helfen, Fehler zu vermeiden und die Qualität der Ergebnisse sicherzustellen. Des Weiteren dient die Verfahrensdokumentation einem sachverständigen Dritten die Prozesse der Organisation innerhalb einer angemessenen Zeit nachvollziehen zu können.

Im steuerlichen Umfeld richtet man sich an die GoBD. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind Regelungen, die die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten und Daten in Unternehmen regeln. Eine GoBD Verfahrensdokumentation beschreibt die Verfahren und Prozesse, die in einem Unternehmen zur Einhaltung der GoBD eingesetzt werden. Diese Dokumentation enthält unter anderem Angaben zur Erfassung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Daten und Dokumenten sowie zu den Sicherheitsmaßnahmen, die ergriffen werden, um die Integrität und Verfügbarkeit dieser Daten sicherzustellen.

Eine Verfahrensdokumentation dient einem sachverständigen Dritten die Prozesse innerhalb einer angemessenen Zeit nachzuvollziehen.

Die typischen Inhalte der Verfahrensdokumentation sind neben der Zielsetzung auch die Vorstellung der Organisation, im speziellen die Verantwortlichkeiten für die Prozesse.
Das Herzstück der Verfahrensdokumentation ist die Beschreibung der Prozesse. Neben der Beschreibung der Prozesse ist ebenfalls zu beschreiben, welche Anwendungen zum Einsatz kommen und wie die IT-Infrastruktur samt der vor- und nachgelagerten Systeme aufgebaut ist. In der Dokumentation sind ebenfalls die Sicherheitsmaßnahmen, die Überwachung (Monitoring) und die Kontrollen zu beschreiben.

In der GoBD ist unter der Randziffer 152 folgendes beschrieben:

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten
Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen
über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden
und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.

(https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.pdf?__blob=publicationFile&v=9)