Mit der Einführung eines DMS oder ECM-Systems verfolgt man auch gleichzeitig immer das Ziel, revisionssicher und GoBD-konform zu arbeiten. 

Dazu sind aber neben der Implementierung der Anwendung mehrere Aspekte zu betrachten und umzusetzen. Die Unveränderbarkeit der Dokumente und Dateien muss sichergestellt sein. Dies kann durch hardwareseitige, softwareseitige oder organisatorische Maßnahmen umgesetzt werden. Auch eine Kombination der Möglichkeiten ist möglich und die Unveränderbarkeit der Daten und Dokumente sicherzustellen. 

Im letzten Schritt ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. In der Verfahrensdokumentation sind die Verfahren der zu archivierenden Dokumente beschrieben, unabhängig davon, ob es automatische, manuelle oder halb-automatische Prozesse sind.

Eine vollständige Verfahrensdokumentation für ein produktiv genutztes Archiv kann folgende Inhalte beinhalten:

• Allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes
• Fachliche und sachlogische Systemlösung
• Technische Systemlösung
• IT-Sicherheit
• Systembetrieb
• Langzeitverfügbarkeit und Migrationsfähigkeit
• Mitarbeiterqualifikationen
• Change-Management und Testverfahren
•  Internes Kontrollsystem (IKS)

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist nicht nur sinnvoll, um diese bei Bedarf einem Steuerprüfer vorlegen zu können. Ebenso dient sie der Erfüllung von Compliance-Anforderungen, interner sowie externer Audits. Durch die ausführliche Beschreibung der Prozesse innerhalb der Dokumentation werden Zuständigkeiten im Unternehmen klar definiert und sind für jedermann einsehbar. Zudem werden die internen Abläufe bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation hinsichtlich Effizienz und Effektivität geprüft und ggf. optimierungsbedürftige Unternehmensprozesse können angepasst werden.