Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich schrittweise – und mit dem BMF-Schreiben vom Oktober 2025 hat die Finanzverwaltung nachgeschärft, wie elektronische Rechnungen konkret aufzubewahren sind. Für viele Unternehmen bedeutet das: Ihre bestehende GoBD-Verfahrensdokumentation ist an dieser Stelle veraltet – und eine veraltete Dokumentation ist im Ernstfall so gut wie keine.
Was hat sich bei der GoBD durch die E-Rechnung geändert?
Die Finanzverwaltung hat klargestellt, dass bei hybriden E-Rechnungsformaten wie ZUGFeRD grundsätzlich der strukturierte XML-Teil aufbewahrungspflichtig ist. Der menschenlesbare PDF-Anteil muss nur dann zusätzlich archiviert werden, wenn er eigene, steuerrelevante Informationen enthält, die im XML nicht enthalten sind.
Klingt nach einem Detail – hat aber direkte Folgen für Ihre Prozesse: Wie kommt die E-Rechnung ins Haus, wer prüft sie, wo wird sie archiviert, und wie ist sichergestellt, dass genau der aufbewahrungspflichtige Teil unveränderbar gespeichert wird? All das muss in der Verfahrensdokumentation stehen – nicht nur in der Theorie, sondern so, wie es bei Ihnen im Unternehmen tatsächlich abläuft.
Aktualisierungspflicht: Warum „einmal erstellt“ nicht reicht
Ein zentraler, oft unterschätzter Grundsatz der GoBD lautet: Jede Änderung an buchführungsrelevanten Prozessen, an eingesetzter Software – inklusive Versionswechsel – oder an Verantwortlichkeiten löst eine Pflicht zur Aktualisierung der Verfahrensdokumentation aus. Die Finanzverwaltung verlangt ausdrücklich eine aussagefähige und aktuelle Dokumentation sowie eine lückenlose Nachvollziehbarkeit von System- und Verfahrensänderungen.
Die Umstellung auf E-Rechnungsempfang und -verarbeitung ist genau eine solche Änderung. Wer sie nicht in der Verfahrensdokumentation nachzieht, riskiert bei der nächsten Betriebsprüfung Rückfragen – im ungünstigsten Fall sogar Zweifel an der gesamten Ordnungsmäßigkeit der Buchführung.
Was jetzt konkret in die Verfahrensdokumentation gehört
Für eine GoBD-konforme Aktualisierung sollten folgende Punkte ergänzt oder überarbeitet werden:
- Eingangskanäle für E-Rechnungen: E-Mail, Portal, Schnittstelle – wie kommen XRechnung/ZUGFeRD-Dateien ins Unternehmen?
- Prüf- und Freigabeprozess: Wer kontrolliert die E-Rechnung fachlich und rechnerisch, und wie ist das dokumentiert?
- Archivierungslogik: Welcher Teil der Rechnung (XML, ggf. PDF) wird wo und wie lange unveränderbar gespeichert?
- Verantwortlichkeiten: Wer ist für den E-Rechnungsprozess zuständig, wer vertritt bei Abwesenheit?
- Software- und Versionsstände: Welche Systeme sind beteiligt, und wie wird deren Aktualität dokumentiert?
Wichtig: Eine allgemeine Muster-Vorlage aus dem Internet deckt diese Punkte nur oberflächlich ab. Sie muss an die tatsächlich eingesetzte Software und die realen Abläufe im Unternehmen angepasst werden, um vor dem Finanzamt zu bestehen.
Der Praxis-Fallstrick: Muster-Vorlagen reichen nicht
Viele Unternehmen greifen aus Zeitgründen auf heruntergeladene Muster zurück und füllen sie einmalig aus. Das Problem: Eine solche Vorlage bildet selten die individuellen Prozesse ab – und wird erst recht nicht automatisch aktualisiert, wenn sich etwas ändert. Genau hier entsteht das Risiko, das Betriebsprüfer regelmäßig aufgreifen: Dokumentationen, die nicht mehr zur gelebten Praxis passen.
Gerade bei einem Thema wie der E-Rechnung, das sich noch in der praktischen Umsetzung befindet, lohnt sich ein Vorgehen, das Aktualisierungen strukturiert statt punktuell ermöglicht.
FAQ: E-Rechnung und GoBD-Verfahrensdokumentation
Muss ich meine Verfahrensdokumentation wegen der E-Rechnungspflicht komplett neu schreiben?
Nein. In der Regel reicht es, die betroffenen Abschnitte – Eingang, Prüfung, Archivierung der E-Rechnung – zu ergänzen oder zu überarbeiten. Der Rest der Dokumentation bleibt bestehen.
Muss ich die PDF-Datei einer ZUGFeRD-Rechnung immer zusätzlich aufbewahren?
PDF-Datei steuerrelevante Zusatzinformationen enthält, die nicht bereits im XML-Datensatz stehen. Andernfalls genügt die Aufbewahrung des strukturierten XML-Teils.
Was passiert, wenn meine Verfahrensdokumentation nicht aktuell ist?
Eine veraltete oder unvollständige Verfahrensdokumentation kann bei einer Betriebsprüfung zu Rückfragen führen und im schlechtesten Fall Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung wecken.
Reicht eine kostenlose Muster-Vorlage aus dem Internet aus?
Nur als Ausgangspunkt. Ohne Anpassung an die tatsächlich eingesetzte Software und die realen Prozesse im Unternehmen erfüllt eine unveränderte Vorlage die GoBD-Anforderungen nicht.
Wie oft sollte ich meine Verfahrensdokumentation überprüfen?
mmer dann, wenn sich ein buchführungsrelevanter Prozess, eine eingesetzte Software oder eine Zuständigkeit ändert – die E-Rechnungsumstellung ist dafür ein aktuelles Beispiel, aber bei Weitem nicht das einzige.
