Für die revisionssichere Archivierung von steuerrelevanten Belegen ist gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation Pflicht.
Der Inhalt der GoBD umfasst 184 Randziffern. Die Verfahrensdokumentation ist ein wichtiger Bestandteil dieser 184 Randziffern. Wenn man in den GoBD nach der Vokabel „Verfahrensdokumentation“ sucht, wird diese allein 27 mal gefunden. Nachfolgend einige zusammengefasste Aussagen hierzu:
Für die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen wird eine Verfahrensdokumentation gefordert (Randziffer 34).
Die durchgeführten Kontrollen (das interne Kontrollsystem) innerhalb der Verfahren sind in der Dokumentation zu beschreiben (Randziffer 60 und 102).
Aus der Dokumentation muss ersichtlich werden, wie die elektronischen Belege u. a. erfasst, empfangen und aufbewahrt werden.
Für eine Prüfung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ist eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert (Randziffer 150).
Wie man erkennen kann, ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation unabdingbar.
Dies wird auch in Kapitel 10.1 „Verfahrensdokumentation“ noch einmal deutlich. Unter der Randziffer 151 wird beschrieben, dass für jedes Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein muss, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse der Verfahren vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Zudem muss die Verfahrensdokumentation verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein.
Die Dokumentation besteht in der Regel aus
einer allgemeinen Beschreibung,
einer Anwenderdokumentation,
einer technischen Systemdokumentation und
einer Betriebsdokumentation (Randziffer 152).
Innerhalb der Dokumentation ist es zudem möglich, auf andere bestehende Dokumente zu verweisen (sofern vorhanden). Es ist jedoch zu beachten, dass sowohl die Verfahrensdokumentation als auch die verwiesenen Dokumente stets aktuell gehalten werden müssen. Ferner ist eine Versionierung der Dokumente notwendig, sodass historische Prozesse ebenso eingesehen werden können.
Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Bücher und der weiteren erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen liegt allein beim Steuerpflichtigen. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen Auslagerung auf Dritte, wie beispielsweise Steuerberater oder Rechenzentren (Randziffer 21).
In der zu erstellenden Verfahrensdokumentation ist auf die folgenden Grundsätze der GoBD einzugehen:
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Wahrheit
Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung
Vollständigkeit
Einzelaufzeichnungspflicht
Richtigkeit
zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
Ordnung und Unveränderbarkeit
