Beim Thema E-Rechnung Verfahrensdokumentation gilt: Die E-Rechnung ist für viele Unternehmen längst Realität, spätestens zum 1. Januar 2027 wird sie für einen großen Teil des Mittelstands zur Pflicht. Was dabei oft übersehen wird: Mit der neuen Rechnungsart ändern sich Prozesse, Systeme und Zuständigkeiten – und damit auch das, was in Ihrer Verfahrensdokumentation stehen muss.
In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Fristen gelten, welche Teile Ihrer Verfahrensdokumentation betroffen sind und wie Sie die Anpassung ohne großen Aufwand angehen.
Die Fristen im Überblick
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Beim Versand gilt eine Übergangsfrist, die jetzt zu Ende geht:
- 2026: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen noch in Papierform oder als einfaches PDF verschickt werden (bei Zustimmung des Empfängers).
- 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.
- 2028: Ab dem 1. Januar 2028 entfällt die Umsatzgrenze – dann gilt die Pflicht grundsätzlich für alle im B2B-Bereich (Ausnahmen etwa für Kleinbetragsrechnungen).
Wer 2026 noch Zeit hat, sollte sie nutzen: Die E-Rechnung Verfahrensdokumentation muss zum Zeitpunkt der Umstellung stimmen, nicht erst danach.
E-Rechnung Verfahrensdokumentation: Warum sie betroffen ist
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreibt, wie steuerlich relevante Daten entstehen, empfangen, verarbeitet, gebucht, gespeichert und wiedergefunden werden. Genau diese Abläufe ändern sich mit der E-Rechnung grundlegend. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 stellt klar: Maßgeblich ist der strukturierte Datenteil der Rechnung (bei ZUGFeRD der XML-Anteil), nicht die PDF-Darstellung.
Für Sie bedeutet das: Ein Prozess, der bisher lautete „Rechnung per E-Mail empfangen, ausdrucken, ablegen“, ist nicht prüfungssicher. Eine Betriebsprüfung schaut zunehmend auf Systeme und Abläufe statt auf einzelne Belege – und sieht sofort, wenn Ihre Dokumentation den tatsächlichen Prozess nicht mehr abbildet.
Diese Abschnitte Ihrer E-Rechnung Verfahrensdokumentation sollten Sie jetzt prüfen
- Eingangsrechnungen: Empfang und Prüfung
Beschreiben Sie, über welche Kanäle E-Rechnungen eingehen (Postfach, Portal, Peppol), wer sie prüft und ob eine technische Validierung stattfindet. Das BMF empfiehlt ausdrücklich, ein- und ausgehende E-Rechnungen technisch zu validieren und das Ergebnis nachvollziehbar festzuhalten. - Ausgangsrechnungen: Erstellung und Versand
Welche Software erzeugt das Format (XRechnung oder ZUGFeRD)? Wer ist verantwortlich, und was passiert bei Fehlern? Auch Rechnungskorrekturen und Stornos gehören in diese Beschreibung. - Archivierung und Aufbewahrung
Die E-Rechnung ist in ihrem Originalformat aufzubewahren, der strukturierte Teil muss lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Eine Umwandlung in ein reines Bild-PDF genügt nicht. Buchungsbelege sind inzwischen acht Jahre aufzubewahren. Dokumentieren Sie, wo und wie archiviert wird, wie lange und wer Zugriff hat. - Berechtigungen, Kontrollen und Änderungsmanagement
Das interne Kontrollsystem (IKS) muss die neuen Abläufe abdecken: Wer darf Rechnungen freigeben, wer sieht Archivdaten, wie werden Änderungen an Systemen protokolliert? Auch die Datenzugriffsmöglichkeit der Finanzverwaltung (Z1 bis Z3) gilt für die strukturierten Daten. - Systemlandschaft und Schnittstellen
Neue Tools, Schnittstellen zu DMS, ERP oder Buchhaltung und Dienstleister gehören in die technische Systemdokumentation. Gerade bei Cloud-Lösungen sollten Sie festhalten, wo Daten liegen und wer sie verarbeitet – ein Berührungspunkt mit der DSGVO.
In fünf Schritten zur aktualisierten Dokumentation
- Ist-Prozesse aufnehmen: Wo entstehen, kommen und gehen Rechnungen heute – und wo künftig?
- Zuständigkeiten klären: Benennen Sie je Prozessschritt eine verantwortliche Person oder Rolle.
- Dokumentation überarbeiten: Passen Sie die Anwender-, System- und Betriebsdokumentation an die neuen Abläufe an.
- Versionen führen: Halten Sie fest, wann welche Version gültig war – die GoBD verlangen Nachvollziehbarkeit auch für frühere Fassungen.
- Regelmäßig prüfen: Prüfen Sie mindestens jährlich, ob Dokumentation und gelebte Praxis noch zusammenpassen.
Typischer Fehler: das unveränderte Muster
Viele Unternehmen greifen zu einer Vorlage aus dem Internet und ergänzen nur den Firmennamen. Bei der E-Rechnung führt das schnell zu Widersprüchen: Das Muster beschreibt Papierprozesse, im Alltag läuft aber längst etwas anderes. Eine Verfahrensdokumentation ist kein Formular, sondern ein Abbild Ihrer Prozesse – und muss deshalb individuell sein. Einen Überblick über die Anforderungen der GoBD bietet die IHK München.
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Muss ich meine Verfahrensdokumentation wegen der E-Rechnung anpassen?
Ja, sobald sich Ihre Abläufe für Rechnungseingang, -ausgang oder Archivierung ändern. Da seit 2025 alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen müssen, ist eine Anpassung in den meisten Fällen bereits jetzt sinnvoll.
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Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle übrigen Unternehmen im B2B-Bereich grundsätzlich ab dem 1. Januar 2028.
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Reicht es, die E-Rechnung als PDF zu archivieren?
Nein. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist der strukturierte XML-Teil maßgeblich und muss unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Ein reines PDF-Abbild genügt nicht.
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Wer braucht eine Verfahrensdokumentation?
Die GoBD gelten für nahezu alle Unternehmen, die steuerlich relevante Daten elektronisch verarbeiten. Umfang und Detailtiefe richten sich nach Größe und Komplexität, kleine Betriebe dürfen eine schlankere Dokumentation führen.
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Was passiert, wenn die Dokumentation fehlt oder veraltet ist?
Ein Formmangel führt nicht automatisch zur Verwerfung der Buchführung, kann aber bei gravierenden Mängeln zu Hinzuschätzungen führen. Zudem erschwert fehlende Dokumentation den Nachweis der Ordnungsmäßigkeit in der Betriebsprüfung. Im Einzelfall sprechen Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Fazit
Die E-Rechnung ist mehr als ein neues Dateiformat. Sie verändert Ihre Prozesse und damit Ihre Verfahrensdokumentation. Beim Thema E-Rechnung Verfahrensdokumentation gilt: Wer die Anpassung jetzt angeht, bleibt prüfungssicher und vermeidet Hektik zum Jahreswechsel.
Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
So unterstützt comdatis Sie
Als comdatis digital consulting begleiten wir Sie dabei, Ihre Verfahrensdokumentation GoBD-konform aufzustellen. Gemeinsam erfassen wir Ihre Prozesse, Systeme und Zuständigkeiten, strukturiert und mit Blick auf das, was bei Ihnen tatsächlich gelebt wird. Daraus entsteht eine nachvollziehbare Dokumentation, die Sie bei einer Betriebsprüfung sicher vorlegen können. Ändert sich ein Prozess, etwa durch die E-Rechnung, passen wir die Dokumentation mit Ihnen gemeinsam an, sodass sie jederzeit aktuell bleibt. Dabei ist es unerheblich, welches Dokumentenmanagementsystem Sie einsetzen: Wir dokumentieren die Abläufe rund um Ihr System, unabhängig vom Anbieter.
Möchten Sie Ihre E-Rechnung Verfahrensdokumentation rechtzeitig vor 2027 aktualisieren? Sprechen Sie uns an. Wir zeigen Ihnen in einem unverbindlichen Gespräch, wie Sie den Weg dorthin am besten gehen.
