Digitale Rechnungsverarbeitung, E-Mail-Archivierung, automatisierte Workflows: Moderne Unternehmen arbeiten effizienter denn je. Doch mit der Digitalisierung steigen die regulatorischen Anforderungen.

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verpflichten Unternehmen in Deutschland dazu, ihre steuerlich relevanten Prozesse so zu dokumentieren, dass ein sachverständiger Dritter sie jederzeit nachvollziehen kann.

Fehlt eine strukturierte Verfahrensdokumentation, kann das im Rahmen einer Betriebsprüfung zu formellen Mängeln führen – selbst wenn die Buchhaltung inhaltlich korrekt ist.

Dieser Beitrag zeigt, wie Unternehmen mit amagno eine revisionssichere Archivierung technisch abbilden und gleichzeitig eine prüfungssichere Verfahrensdokumentation erstellen.

Was bedeutet GoBD-konforme Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt strukturiert:

• Wie Belege entstehen

• Wie sie verarbeitet werden

• Welche Systeme eingesetzt werden

• Wer verantwortlich ist

• Welche Kontrollen existieren

Ziel ist die vollständige Nachvollziehbarkeit aller steuerlich relevanten Prozesse.

Revisionssichere Archivierung

Revisionssicherheit bedeutet im GoBD-Kontext:

1. Unveränderbarkeit

2. Vollständigkeit

3. Nachvollziehbarkeit

4. Ordnung & Struktur

5. Verfügbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist

Ein Dokumentenmanagementsystem wie Amagno unterstützt diese Anforderungen technisch – ersetzt jedoch keine schriftliche Prozessbeschreibung.

Aufbau einer GoBD-Verfahrensdokumentation

Die GoBD unterscheiden vier zentrale Bestandteile.

1. Allgemeine Beschreibung
2. Anwenderdokumentation
3. Technische Systemdokumentation
4. Betriebsdokumentation

Bestandteile der Verfahrensdokumentation

Allgemeine Beschreibung

In der allgemeinen Beschreibung werden die grundlegenden Informationen dokumentiert:

• Unternehmensstruktur
• Zuständigkeiten
• eingesetzte Systeme (z. B. amagno, ERP, FiBu-Software)
• organisatorischer Rahmen

Anwenderdokumentation

Die Anwenderdokumentation beschreibt die operativen Prozesse:

• Rechnungseingang (Scan, E-Mail, Upload)
• Prüf- und Freigabeworkflows
• Rollen- und Berechtigungskonzepte
• Archivierungslogik

Technische Systemdokumentation

In der technischen Systemdokumentation werden die folgenden Informationen festgehalten:

• Systemarchitektur
• Speicherorte (Server/Cloud)
• Backup-Strategie
• Schnittstellen
• Protokollierung & Versionierung

Gerade bei DMS-Anwendungen, wie Amagno ist hier relevant:

• Wie wird Unveränderbarkeit technisch sichergestellt?
• Wie werden Änderungen protokolliert?

Betriebsdokumentation

Die Betriebsdokumentation umfasst:

• Datensicherungskonzept
• Notfallmanagement
• Update- und Release-Prozesse
• Zugriffskontrollen

Praxis: Umsetzung mit Amagno

In der Praxis lässt sich eine Verfahrensdokumentation sehr gut am konkreten System aufhängen – zum Beispiel an der Umsetzung mit Amagno. Der wichtigste Startpunkt ist dabei, wirklich alle steuerlich relevanten Kernprozesse vollständig zu erfassen. Dazu gehören typischerweise der Umgang mit Eingangsrechnungen,  Ausgangsrechnungen, die E-Mail-Archivierung sowie die Vertragsdokumentation. Gerade in Betriebsprüfungen steht häufig der Rechnungseingangsprozess im Fokus – hier lohnt es sich, besonders sauber und nachvollziehbar zu dokumentieren, wie Belege eingehen, geprüft, freigegeben und archiviert werden.

Im zweiten Schritt wird die technische Abbildung in Amagno konkret beschrieben. Am besten funktioniert das mit einem klaren Beispielprozess: Eine Rechnung trifft etwa per E-Mail ein, wird durch Amagno automatisch erkannt und indexiert und anschließend einem definierten Freigabeworkflow zugewiesen. Die Freigabe erfolgt nachvollziehbar und protokolliert, sodass jederzeit erkennbar ist, wer wann welche Entscheidung getroffen hat. Danach wird die Rechnung revisionssicher archiviert, sodass sie unveränderbar, vollständig und jederzeit auffindbar bleibt. Entscheidend ist hier, dass nicht nur „Amagno kann das“ beschrieben wird, sondern wie genau es in Ihrer Organisation tatsächlich läuft.

Darauf aufbauend werden im dritten Schritt die Kontrollmechanismen festgelegt, die den Prozess organisatorisch absichern. Typische Kontrollen sind das Vier-Augen-Prinzip, rollenbasierte Zugriffe (wer darf was sehen, bearbeiten, freigeben), die Protokollierung aller Änderungen sowie regelmäßige Systemprüfungen. Ein häufiger Fehler in der Praxis ist, dass die Softwarefunktionen zwar ausführlich beschrieben werden, die organisatorischen Kontrollen aber fehlen – dabei sind genau diese Kontrollen zentral, um die Ordnungsmäßigkeit der Prozesse plausibel zu machen.

Zum Abschluss sollte die Dokumentation nicht als einmaliges Projekt verstanden werden, sondern als laufende Aufgabe: Die Verfahrensdokumentation muss immer dann aktualisiert werden, wenn sich Rahmenbedingungen ändern – etwa bei Systemupdates, Prozessänderungen oder  organisatorischen Umstrukturierungen. Als bewährte Mindestvorgabe empfiehlt sich eine jährliche Überprüfung, damit die Dokumentation nicht veraltet und in einer Prüfung sofort Angriffsfläche bietet.

Typische Fehler in Unternehmen

1. Verfahrensdokumentation existiert nicht

2. Standardvorlage ohne individuellen Prozessbezug

3. Fehlende Schnittstellenbeschreibung

4. Kein Notfallkonzept

5. Keine Versionierung der Dokumentation selbst

Eine maßgeschneiderte Dokumentation, die auf Ihre Organisation und deren Abläufe abgestimmt ist, trägt signifikant zur Erhöhung der Revisionssicherheit bei und erhöht die Betriebsprüfungssicherheit erheblich.

Zuständigkeiten

Für die Zusammenarbeit von Finanzbuchhaltung und IT in Deutschland gelten bei digitalen Prozessen besondere Anforderungen, weil Ordnungsmäßigkeit nicht nur fachlich, sondern auch technisch abgesichert sein muss. In der Finanzbuchhaltung steht vor allem die Nachvollziehbarkeit im Vordergrund. Entscheidend ist eine lückenlose Belegkette, sodass jeder Buchungssatz eindeutig auf einen passenden Beleg zurückgeführt werden kann. Ebenso wichtig ist die zeitgerechte Buchung, damit Geschäftsvorfälle nicht verspätet oder gesammelt ohne klare Chronologie erfasst werden. Dazu kommen dokumentierte Freigaben, die zeigen, wer welche Rechnung geprüft und freigegeben hat – idealerweise so, dass der Freigabeweg im Zweifel schnell erklärbar ist. Ein weiterer Kernpunkt ist die Archivierung vor dem Zahlungsausgang: Belege sollten spätestens vor der Zahlung revisionssicher abgelegt sein, damit später keine Lücken zwischen Zahlung, Rechnung und Buchung entstehen und die Prüfungssicherheit gewährleistet bleibt.

Die IT-Abteilung trägt parallel die Verantwortung dafür, dass diese fachlichen Anforderungen technisch zuverlässig unterstützt werden. Dazu gehört in erster Linie ein wirksamer Zugriffsschutz, damit nur berechtigte Personen auf Belege, Buchungen und Systeme zugreifen können. Eng damit verbunden sind sauber definierte Rollenmodelle, die Rechte nachvollziehbar nach Aufgaben trennen – etwa Erfassen, Prüfen, Freigeben und Administrieren. Ebenfalls unverzichtbar ist eine belastbare Datensicherung, die sowohl regelmäßige Backups als auch eine Wiederherstellbarkeit nach Störungen sicherstellt. Ergänzend braucht es eine vollständige Protokollierung, damit Änderungen und Zugriffe nachvollziehbar sind und bei Auffälligkeiten ausgewertet werden können. Das Ziel all dieser Maßnahmen ist die Sicherstellung der Unveränderbarkeit: Einmal archivierte oder freigegebene Informationen müssen so geschützt sein, dass sie nicht unbemerkt manipuliert oder nachträglich „korrigiert“ werden können – denn genau daran hängt in Deutschland die Verlässlichkeit digitaler Buchführungs- und Archivsysteme.

GoBD-konform arbeiten

Eine Verfahrensdokumentation ist nicht nur „Papier für die Ablage“, sondern ein praktisches Steuerungsinstrument: Sie macht Prozesse prüfungssicher, reduziert Rückfragen in Betriebsprüfungen und sorgt intern für klare Verantwortlichkeiten. Besonders in digitalen Setups mit Dokumenten-Management-Systemen ist entscheidend, dass Organisation (Wer macht was?) und Technik (Wie stellt das System es sicher?) sauber zusammen beschrieben werden.

Wann besteht akuter Handlungsbedarf?

Wenn einer oder mehrere der folgenden Punkte zutreffen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass bei einer Prüfung Nacharbeit oder Erklärungsaufwand entsteht:

• Belege werden dezentral gespeichert (Netzlaufwerke, lokale Rechner, einzelne Postfächer, Teams/SharePoint ohne klare Struktur).
• E-Mail-Archivierung ist nicht systematisch (keine durchgängige Regel, keine vollständige Ablage, fehlende Nachvollziehbarkeit).
• Es existiert keine aktuelle Dokumentation oder es gibt nur eine Altversion, die nicht mehr zum realen Prozess passt.
• Mehrere Systeme sind im Einsatz, aber Schnittstellen, Übergaben und Zuständigkeiten sind nicht dokumentiert (z. B. ERP, Banking, DMS, OCR, Freigabe-Tool).
• Freigaben passieren “informell” (Telefon/Zuruf/Chat) statt nachvollziehbar im Workflow.
• Rechnungen werden bezahlt, bevor sie revisionssicher archiviert sind oder bevor die Freigabe sauber dokumentiert ist.
• Rollen und Berechtigungen sind historisch gewachsen („jeder kann alles“/ Adminrechte zu breit vergeben).
• Protokolle werden nicht geprüft oder es ist unklar, ob Änderungen im System überhaupt revisionssicher nachvollziehbar sind.

Best Practices aus der Umsetzung

Diese Maßnahmen haben sich in Projekten bewährt, weil sie Aufwand reduzieren und die Qualität der Dokumentation deutlich erhöhen:

1. Dokumentation direkt nach Go-live erstellen
   Am besten wird die Dokumentation direkt nach dem Go-live erstellt: Dann kann sich das Team gezielt darauf konzentrieren, und der reale Betrieb ist noch frisch – inklusive der tatsächlich genutzten Prozesse, Einstellungen und Workflows. Wird die Dokumentation erst später angegangen (Monate/Jahre danach oder erst bei anstehender Betriebsprüfung), entsteht schnell ein nachträglich „glatt gezogener“ Soll-Zustand statt einer verlässlichen Beschreibung des Ist-Betriebs.
2. Prozesse visuell darstellen
   Einfache Flussdiagramme (Eingang → Prüfung → Freigabe → Buchung → Archiv) helfen Prüfern und Mitarbeitenden gleichermaßen.
3. Versionierung einführen
   Jede Änderung an Prozess oder System bekommt eine Versionsnummer, ein Datum und eine kurze Änderungsnotiz.
4. Jährliches GoBD-Review durchführen
   Mindestens einmal pro Jahr prüfen: Stimmen Prozesse, Rollen, Schnittstellen, Archivlogik, Backups, Berechtigungen und Protokolle noch?
5. Verantwortlichkeiten fest zuordnen
   „Owner“ für Prozess, DMS-Konfiguration, Berechtigungen, Backups/Notfall und Dokumentation festlegen.
6. Schnittstellen konsequent dokumentieren
   Welche Daten kommen woher, welche Felder werden übernommen, wer überwacht Fehlerfälle?
7. Stichproben als Routine etablieren
   Monatliche/vierteljährliche Stichprobe: einen Beleg von Eingang bis Archiv vollständig nachvollziehen.

Checkliste zur GoBD-Konformität

Nutzen Sie die Liste als pragmatische Selbstprüfung. Je mehr Häkchen, desto weniger Stress in der Prüfung.

A) Prozesse & Organisation

• Prozessbeschreibung vollständig (inkl. Start-/Endpunkt und Ausnahmen)

• Prozesslandkarte vorhanden (alle steuerlich relevanten Prozesse auf einen Blick)

• Prozessgrafik/Flowchart vorhanden

• Freigaberegeln dokumentiert (wann, wer, nach welchen Kriterien)

• Vertretungsregelungen definiert (Urlaub/Krankheit, Eskalationen)

• Trennung von Aufgaben (SoD) berücksichtigt (Erfassen ≠ Freigeben ≠ Administrieren)

B) Rollen, Rechte & Zugriff

• Rollen klar definiert (Buchhaltung, Fachabteilung, Prüferrolle, Admin, etc.)

• Berechtigungskonzept dokumentiert (Least Privilege, Adminrechte begrenzt)

• On-/Offboarding-Prozess beschrieben (Rechtevergabe und -entzug)

• Regelmäßiger Rechte-Review (z. B. halbjährlich)

C) System & technische Beschreibung

• Technische Systembeschreibung enthalten (Komponenten, Versionen, Betrieb/Hosting)

• Dokumentenklassen/Indexfelder beschrieben (welche Metadaten, Pflichtfelder, Validierung)

• Archivierungslogik dokumentiert (Ablageorte, Regeln, Aufbewahrungsfristen)

• OCR/Erkennung & automatische Indexierung erklärt (Fehlerbehandlung, Qualitätskontrollen)

• Workflows dokumentiert (Status, Freigabeschritte, Eskalationen, Protokolle)

• Schnittstellen dokumentiert (ERP/FIBU, E-Mail, Banking, Import/Export, API, DATEV falls relevant)

D) Nachvollziehbarkeit, Protokolle & Unveränderbarkeit

• Änderungsprotokoll vorhanden (wer/was/wann – Auswertung möglich)

• Unveränderbarkeit erklärt (wie wird Manipulation verhindert/erkannt)

• Audit-Log-Review definiert (wer prüft Logs, wie oft, was passiert bei Auffälligkeiten)

• Nachweisführung möglich (Belegkette: Eingang → Freigabe → Buchung → Archiv)

E) Backup, Notfall & Betrieb

• Backup- & Notfallkonzept integriert (RPO/RTO, Verantwortliche, Aufbewahrung)

• Restore-Tests dokumentiert (mind. jährlich)

• Betriebskonzept vorhanden (Monitoring, Updates, Incident-Prozess)

• Cloud-/Hosting-Modell beschrieben (Provider, Standort, Verantwortlichkeiten, SLAs)

F) Pflege & Aktualität

• Aktualisierungsdatum dokumentiert

• Versionierung eingeführt (Versionshistorie mit Änderungen)

• Regelmäßige Review-Termine festgelegt (mind. jährlich)

• Änderungsanlässe definiert (Update, Prozessänderung, Reorg, Schnittstellenänderung)

FAQ

Ist eine Verfahrensdokumentation gesetzlich vorgeschrieben?

Ja. Die GoBD fordern eine nachvollziehbare Dokumentation aller steuerlich relevanten Prozesse.

Reicht die Hersteller-Systemdokumentation aus?

Nein. Zusätzlich müssen organisatorische Abläufe beschrieben werden.

Wie oft muss aktualisiert werden?

Bei jeder relevanten Änderung. Eine jährliche Prüfung ist empfehlenswert.

Gilt das auch für kleine Unternehmen?

Ja. Die GoBD gelten unabhängig von der Unternehmensgröße.

Ist Cloud-Archivierung GoBD-konform?

Ja, sofern Unveränderbarkeit, Zugriffsschutz und Datensicherung gewährleistet sind.

Fazit: Dokumentation schafft Sicherheit

Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation ist kein Formalismus, sondern Grundlage für rechtssichere Digitalisierung.

Mit Amagno lässt sich die technische Seite der revisionssicheren Archivierung strukturiert umsetzen. Entscheidend ist jedoch die vollständige Dokumentation der Prozesse.

Unternehmen in Deutschland schaffen damit:

• Transparenz

• Haftungsminimierung

• Betriebsprüfungssicherheit

• Prozessklarheit

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