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Verfahrensdokumentation nach GoBD: Pflicht, Aufbau, Muster und Umsetzung für KMU

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Faraz A.

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerlich relevante Informationen in einem Unternehmen entstehen, verarbeitet, geprüft, gespeichert, archiviert und wiedergefunden werden. Sie ist ein zentraler Bestandteil der GoBD und wird spätestens bei einer Betriebsprüfung relevant.

Bei digitalen steuerrelevanten Prozessen reicht es nicht aus, dass Buchungen am Ende richtig sind. Auch der Weg vom Beleg zur Buchung und zurück muss nachvollziehbar sein.


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Auf einen Blick

  • Betrifft Unternehmen mit digitalen steuerrelevanten Prozessen
  • Relevant für Betriebsprüfungen
  • Wichtig bei E-Rechnung, DMS, ERP, Fibu und Archivierung
  • Muss aktuell, verständlich und prüfbar sein
  • Hilft bei Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerlich relevante Daten und Belege im Unternehmen entstehen, verarbeitet, gespeichert, archiviert und wiedergefunden werden. Sie dokumentiert Organisation, Prozesse, Systeme und Kontrollen.

Eine Verfahrensdokumentation ist die strukturierte Beschreibung aller organisatorischen und technischen Abläufe, die steuerlich relevante Daten oder Belege betreffen.

Sie zeigt, wie steuerlich relevante Informationen im Unternehmen entstehen, verarbeitet, geprüft, gespeichert, archiviert und wiedergefunden werden.

Eine Verfahrensdokumentation beantwortet unter anderem folgende Fragen:

  • Wie entstehen steuerlich relevante Belege?
  • Wie werden Belege erfasst, geprüft und freigegeben?
  • Welche Systeme sind beteiligt?
  • Welche Schnittstellen gibt es?
  • Wer ist verantwortlich?
  • Wie werden Daten archiviert?
  • Wie wird die Unveränderbarkeit sichergestellt?
  • Wie können Belege und Buchungen im Prüfungsfall wiedergefunden werden?

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