GoBD
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – sind Richtlinien, die die Anforderungen an die elektronische Buchführung und die damit verbundenen Datenverarbeitungssysteme festlegen. Die GoBD wurden entwickelt, um die:
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- Integrität,
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- Verfügbarkeit,
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- Nachvollziehbarkeit und
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- Vollständigkeit
von Geschäftsdaten sicherzustellen. Es geht primär darum, wie steuerrechtlich relevante Belege erfasst, bearbeitet und archiviert werden müssen.
Für die revisionssichere Archivierung von steuerrelevanten Belegen ist gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation Pflicht.
Dies wird auch in Kapitel 10.1 „Verfahrensdokumentation“ noch einmal deutlich. Unter der Randziffer 151 wird beschrieben, dass für jedes Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein muss, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse der Verfahren vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Zudem muss die Verfahrensdokumentation verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein.
Die Einhaltung der GoBD ist für alle Unternehmen in Deutschland, die zur Buchhaltung verpflichtet sind, gesetzlich vorgeschrieben; sie ist entscheidend, um die Verlässlichkeit und Nachvollziehbarkeit der elektronischen Buchführung sicherzustellen und den Anforderungen der GoBD gerecht zu werden.
Wie man erkennen kann, ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation unabdingbar.
Die wichtigsten Grundsätze sind
1. Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit
Alle Geschäftsvorfälle (einschließlich aller Transaktionen und Buchungen) müssen vollständig (lückenlos) und nachvollziehbar dokumentiert werden.
2. Korrektheit und Richtigkeit
Die Buchführung muss den tatsächlichen Geschäftsvorfällen entsprechen und alle relevanten Informationen korrekt wiedergeben.
3. Ordnungsmäßigkeit und Unveränderbarkeit
Die Buchführung muss ordnungsgemäß geführt werden und Daten dürfen nicht ohne Dokumentation verändert werden. Es müssen Prozesse implementiert werden, um die Integrität der Daten zu gewährleisten.
4. Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit
Die Buchführung muss so gestaltet sein, dass sie von sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachvollzogen und überprüft werden kann.
5. Aufbewahrungspflicht
Geschäftsunterlagen müssen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Die Dauer kann je nach Art des Dokuments variieren, beträgt aber in der Regel 8/10 Jahre.
