Die elektronische Rechnung ist in Deutschland angekommen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird auch der Versand für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz zur Pflicht, ab 2028 für alle.
Doch die E-Rechnung allein reicht nicht. Wer elektronische Rechnungen verarbeitet, muss sie auch revisionssicher archivieren und die gesamten Abläufe in einer Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreiben. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie diese drei Bausteine zusammenhängen, welche Pflichten gelten und wie Sie die Anforderungen effizient umsetzen.
Was ist eine elektronische Rechnung nach dem Wachstumschancengesetz?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist nicht einfach ein PDF per E-Mail. Seit dem 1. Januar 2025 gilt nach § 14 UStG: Eine E-Rechnung ist ein strukturierter elektronischer Datensatz im Sinne der europäischen Norm EN 16931, der eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht.
In der Praxis haben sich zwei Formate etabliert:
- XRechnung – ein reines XML-Format, das maschinenlesbar ist und vor allem im B2G-Bereich (Business-to-Government) verbreitet ist.
- ZUGFeRD – ein Hybridformat, das eine PDF-Datei mit eingebettetem XML-Datensatz kombiniert und so sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar ist.
| Zeitraum | Pflicht |
| Ab 01.01.2025 | Empfangspflicht für alle Unternehmen |
| 2025–2026 | Versand von Papier-/PDF-Rechnungen noch zulässig (Übergangsregelung) |
| Ab 01.01.2027 | Versandpflicht für Unternehmen mit > 800.000 € Vorjahresumsatz |
| Ab 01.01.2028 | Versandpflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen |
Wichtig: Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro, B2C-Rechnungen und steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
GoBD-konforme Archivierung elektronischer Rechnungen
Die Archivierung ist das am häufigsten unterschätzte Thema rund um die E-Rechnung. Viele Unternehmen konzentrieren sich auf Versand und Empfang, vergessen aber, dass eine revisionssichere Archivierung gesetzlich vorgeschrieben ist.
Die fünf Grundsätze der GoBD für die Archivierung
- Vollständigkeit – Alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen müssen lückenlos erfasst und archiviert werden.
- Unveränderbarkeit – archivierte Dokumente dürfen nicht nachträglich geändert werden. Jede Änderung muss protokolliert sein (WORM-Prinzip).
- Originalformat – E-Rechnungen müssen im empfangenen Originalformat aufbewahrt werden. Das Ausdrucken und Ablegen in einem Aktenordner ist steuerrechtlich wirkungslos.
- Maschinelle Auswertbarkeit – Das Finanzamt muss bei einer Betriebsprüfung digital auf die Datensätze zugreifen können.
- Verfügbarkeit – Jede Rechnung muss innerhalb angemessener Zeit auffindbar und vorlegbar sein.
Aufbewahrungsfristen 2026
| Dokumenttyp | Frist |
| Rechnungen (ab 01.01.2025 ausgestellt) | 8 Jahre |
| Rechnungen (vor 01.01.2025 ausgestellt) | Weiterhin 10 Jahre |
| Jahresabschlüsse, Bilanzen, Inventare | 10 Jahre |
| Handelsbriefe, Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
Praxistipp: Viele Steuerberater empfehlen weiterhin eine Aufbewahrung von 10 Jahren, da Betriebsprüfungszeiträume sich überschneiden können.
Warum ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) unverzichtbar ist
Ein einfacher Dateiordner auf dem Desktop oder ein E-Mail-Postfach erfüllt nicht die Anforderungen der GoBD. Unternehmen benötigen ein revisionssicheres DMS, das Manipulationen ausschließt oder lückenlos protokolliert.
Moderne DMS-Lösungen bieten:
- Automatische Versionierung und Änderungsprotokollierung
- Regelbasierte Aufbewahrungsfristen
- Volltextsuche und Indexierung für schnellen Zugriff
- Integration mit ERP- und Buchhaltungssystemen
Die Verfahrensdokumentation – Pflicht und Rückgrat der GoBD-Compliance
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt alle organisatorischen und technischen Prozesse, die ein Unternehmen zur Erfassung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Archivierung von steuerrelevanten Daten einsetzt. Sie muss so aufgebaut sein, dass ein sachverständiger Dritter – etwa ein Betriebsprüfer – die Abläufe innerhalb angemessener Zeit nachvollziehen kann.
Warum ist die Verfahrensdokumentation Pflicht?
Die GoBD schreiben unter Randziffer 152 vor, dass jedes Unternehmen eine Verfahrensdokumentation führen muss. Fehlt sie bei einer Betriebsprüfung, kann die gesamte Buchführung als formell mangelhaft eingestuft werden. Das kann zu Hinzuschätzungen und empfindlichen Steuernachzahlungen führen.
Inhalte einer Verfahrensdokumentation für E-Rechnungsprozesse
Eine vollständige Verfahrensdokumentation umfasst typischerweise:
- Allgemeine Beschreibung – Zielsetzung, Organisation, Verantwortlichkeiten
- Prozessbeschreibung – Detaillierte Darstellung aller Schritte vom Rechnungseingang über die Prüfung bis zur Archivierung
- Technische Systemdokumentation – Eingesetzte Software, Schnittstellen, IT-Infrastruktur
- Internes Kontrollsystem (IKS) – Prüf- und Freigabeschritte, Zugriffskontrollen, Vier-Augen-Prinzip
- Betriebsdokumentation – Backup-Konzepte, Wiederherstellungsverfahren, Monitoring
Praxishinweis: Die Verfahrensdokumentation muss bei jeder wesentlichen Prozessänderung aktualisiert werden. Eine Versionierung und ein Änderungsprotokoll sind zwingend erforderlich.
E-Rechnung, Archivierung und Verfahrensdokumentation – Das Zusammenspiel
Die drei Themen bilden eine untrennbare Einheit:
- Die E-Rechnung definiert das Format und den Prozess der Rechnungsstellung.
- Die revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass Rechnungen GoBD-konform aufbewahrt werden.
- Die Verfahrensdokumentation macht alle Abläufe transparent und nachvollziehbar.
Wer nur einen dieser Bausteine vernachlässigt, riskiert bei der nächsten Betriebsprüfung ernsthafte Konsequenzen.
Checkliste: So setzen Sie die Anforderungen um
- ✅ E-Rechnungsempfang sicherstellen (Pflicht seit 01.01.2025)
- ✅ Zulässige Formate prüfen (XRechnung, ZUGFeRD)
- ✅ Revisionssicheres DMS einführen oder vorhandenes System prüfen
- ✅ Aufbewahrungsfristen korrekt konfigurieren
- ✅ Verfahrensdokumentation erstellen oder bestehende Dokumentation aktualisieren
- ✅ Internes Kontrollsystem definieren und dokumentieren
- ✅ Mitarbeiterschulungen durchführen
- ✅ Regelmäßige Audits und Aktualisierungen einplanen
Ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht?
Ja. Die GoBD schreiben vor, dass jedes Unternehmen, das steuerrelevante Daten elektronisch verarbeitet, eine Verfahrensdokumentation führen muss. Dies gilt unabhängig von der Unternehmensgröße.
Muss ich E-Rechnungen im Originalformat archivieren?
Ja. E-Rechnungen müssen im empfangenen elektronischen Originalformat aufbewahrt werden. Ein Ausdruck auf Papier oder die alleinige Speicherung als Screenshot sind nicht GoBD-konform.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Rechnungen, die ab dem 01.01.2025 ausgestellt wurden, müssen mindestens 8 Jahre aufbewahrt werden (Bürokratieentlastungsgesetz IV). Für ältere Rechnungen gilt weiterhin die 10-Jahres-Frist.
Was passiert, wenn keine Verfahrensdokumentation vorliegt?
Fehlt die Verfahrensdokumentation bei einer Betriebsprüfung, kann die Buchführung als formell mangelhaft beurteilt werden. Dies kann Hinzuschätzungen und Steuernachzahlungen nach sich ziehen.
Reicht ein PDF als E-Rechnung aus?
Nein. Seit dem 01.01.2025 gilt ein einfaches PDF nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Nur strukturierte Formate nach der Norm EN 16931 (XRechnung, ZUGFeRD) erfüllen die Anforderungen.
Jetzt handeln und Risiken vermeiden
Die E-Rechnungspflicht, die revisionssichere Archivierung und die Verfahrensdokumentation nach GoBD sind keine optionalen Themen mehr. Sie sind gesetzliche Pflicht und betreffen jedes Unternehmen in Deutschland. Wer die Übergangsfristen 2026 nutzt, um Prozesse, Systeme und Dokumentation sauber aufzusetzen, schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch echte Effizienzgewinne in der Buchhaltung.
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